Les Activités Sociales et Culturelles

Descriptif des activités pouvant être gérées avec ACl CE Win
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ACLCE Win Activités

Liste non exhaustive :

  • billetterie culturelle ou sportive : cinéma, théâtre, piscine, parcs de loisirs, ...
  • séjours individuels, voyages
  • séjours familiaux, groupes
  • locations
  • spectacles
  • colonies de vacances, séjours linguistiques, stages sportifs, bafa, ...
  • aides sociales, gardes, crèches, rentrée scolaire, ...
  • bons d'achat
  • remboursements activités extérieures : musique, clubs sportifs, ...
  • prêts financiers
  • titres restaurant, chèques lire
  • et aussi selon les options : chèques vacances ANCV, Médiathèque, Jouets & Cadeaux, ...

En fait, ACLCE Win gère un très grand nombre d'activités très différentes, des plus simples aux plus complexes. Cette diversité est rendue possible par la richesse des paramétrages différents.

Paramétrages prenant également en compte les particularités liées :

  • aux activités donnant lieu à un versement d'une subvention, ou d'une aide :
    • soit sous forme d'argent (aide aux vacances, subventions sportives, aides sociales, ...)
    • soit sous forme d'un Bon d'Achat (Noël, Fêtes, Rentrée Scolaire, ...)
  • aux activités donnant lieu à une refacturation au bénéficiaire d'une participation calculée à partir du prix d'achat de l'activité à un fournisseur, prix dont est déduite la subvention du C.E. Dans ce deuxième groupe, différents modèles d'activités sont gérés selon qu'il s'agit :
    • d'un séjour avec suivi des participants et des dates de l'activité, avec possibilité d'inclure des invités et des suppléments (voyages, vacances familiales, locations, colonies, ...)
    • d'une activité plus simple type Billetterie ou revente d'articles divers.

ACLCE Win Paramètres communs aux activités

Le paramétrage des activités dans le logiciel ACLCE Win autorise les notions de :

1 - Conditions d'accès à l'activité : Règles de droit

L'ensemble des règles définissant les critères de participation à une activité.
Exemples :

  • cette colonie est réservée aux enfants de 8 à 12 ans
  • ce voyage n'accepte pas les inscriptions d'enfants
  • cette prestation est réservée aux ouvrants-droit ayant plus de 6 mois d'ancienneté

2 - Plafonnement automatique

L'ensemble des règles définissant le maximum de subventions pouvant être cumulées. Il est possible de choisir un ou plusieurs critères soumis à plafonnement :

  • sur le nombre maximum de jours subventionnés
  • sur un montant maximum de subvention en Euros
  • sur un nombre d'inscriptions confirmées maximum
  • sur un nombre de "points" maximum

Le plafonnement est calculé soit sur une même activité, soit sur des activités reliées entre elles par une notion de type "famille d'activités".
Exemples :

  • le C.E. subventionne 15 places de cinéma maximum par an
  • le C.E. subventionne 2 dossiers Vacances Familiales par an, à concurrence de 20 jours par an, et avec un plafond de 1.000 € maximum par an et par famille

3 - Historique

Chaque confirmation d'activité pour un bénéficiaire est mémorisée dans un historique statistique qui conserve toutes les informations de chaque dossier d'inscription.

Cet historique permet trois fonctionnalités distinctes :

  • calcul d'un éventuel plafonnement
  • établissement de listes de priorités (ex : inscriptions prioritaires sur le prochain voyage au Canada, selon les points voyages cumulés par chaque demandeur depuis 5 ans).
  • suivi statistique des activités du C.E. en volume (nombre de jours subventionnés, quantités), en euros, en points, en nombre de dossiers d'inscription, de participants, ...

4 - barème de subvention

dans chaque cas où le C.E. décide une modulation de la subvention, il est possible de créer des barèmes offrant un calcul automatique de l'aide allouée, en fonction, par exemple :

  • du Quotient Familial
  • d'un code tranche
  • d'une catégorie
  • d'une formule de calcul faisant intervenir divers paramètres de la fiche employé (versions Major)

5 - Comptabilisation automatique

Chaque fiche activité contient les paramètres nécessaires à la génération des écritures comptables consécutives aux confirmations d'inscriptions :

  • écritures de gestion : charge ou produit selon qu'il s'agit d'une aide (charge) ou d'une refacturation (produit)
  • écritures de trésorerie ; par exemple : tel voyage est payé avec un acompte plus trois échéances
  • écritures analytiques : une même confirmation contenant des prestations différentes pourra être éclatée en autant de comptes analytiques.

ACLCE Win Inscriptions et confirmations

La saisie des dossiers de participation des bénéficiaires aux activités est possible :

  • soit en mode "inscription" (non encore confirmée), pour enregistrer de simples demandes, dans le but, par exemple, de classer ces demandes par priorités
  • soit en mode "confirmation", quand la demande est satisfaite, immédiatement ou plus tard.

A chaque saisie de dossier, il est possible :

  • de retrouver le salarié à inscrire par son matricule, ou par son nom, ou de l'ajouter dans le fichier si il s'agit de sa première inscription
  • de modifier les informations disponibles sur le salarié ou sur sa famille
  • de consulter son historique individuel (les prestations dont il a déjà bénéficié, par type, par date)
  • de consulter son compte individuel (est-il à jour de ses règlements au C.E. ?)
  • de modifier (voire créer) la fiche activité

Sur les séjours en location, une fonction PLANNING (version Major) permet de vérifier les disponibilités.

Pour les activités de type SUBVENTION VERSEE ou BON D'ACHAT, il existe également un mode d'attribution automatique appelé TRAITEMENT PAR LOT, qui évite des saisies manuelles répétitives fastidieuses.
Exemple : Affectation automatique d'un Bon d'Achat pour Noël à tout enfant de tel à tel âge.

ACLCE Win Editions sur les activités

Il est possible d'effectuer des éditions sur tous les critères relatifs aux activités :

  • Bons d'inscription, Factures de Confirmation, Bons de Subvention, Avoirs (annulations)
  • Duplicatas de ces documents ci-dessus
  • Listes d'inscriptions ou de confirmations : avec ou sans détail du contenu des dossiers individuels
  • Listes valorisées avec prix de revient, subvention, montants refacturés
  • Etiquettes (divers formats)
  • Courriers (par éditeur ACL avec bible de textes, ou par fusion Word ®)
  • Statistiques (listes, graphiques, ...)
  • Liste du catalogue des activités : résumée ou détaillée
  • Liste des articles de Billetterie ou Divers : avec sélection possible sur les ruptures de stock
  • etc...
  • Listes de propositions de priorités (versions Major)
    Edition des demandes d'inscriptions relatives à une activité, ou bien un groupe d'activités (ex : ensemble des demandes en Vacances Familiales de l'été prochain) classées sur divers critères comme l'historique des participations antérieures (jusqu'à 5 ans en arrière)
    • avec possibilité de départager les ex aequo
    • et possibilité de pondérer l'ancienneté de l'historique (un voyage fait il y a 3 ans pénalise moins qu'un voyage comparable fait l'an dernier ...)
    • ou bien l'âge des inscrits (par exemple pour les colonies)

NB : sur les factures de confirmation d'activité, il est possible de préciser si l'on souhaite, ou pas, l'impression de mentions telles que :

  • rappel de la subvention C.E. sur cette confirmation (globale ou détaillée)
  • détail des acomptes reçus (ex : 100 € par chèque + 40 € de Bons CAF)
  • détail de l'échéancier prévu pour le paiement du solde (dates et montants des échéances)
  • lignes commentaires (commentaire général pour chaque fiche activité, modifiable lors de chaque inscription)
  • code tranche de subvention de l'Ouvrant-droit
  • nom de l'organisme fournisseur
  • logo du C.E. (.BMP ou .JPG que chaque C.E. peut créer lui-même)